Archiviazione delle mail: obbligo di legge o vantaggio aziendale

L’unica soluzione è  come suggerisce la legge adottare una  gestione documentale in modo da rispettare gli obblighi di legge e per ottimizzare il business aziendale.

Lasciare le mail aziendali su MS Outlook, con il presupposto che vi sia il rispetto delle normative di legge è un errore che può significare il pagamento di sanzioni amministrative.

Dal 2011 è in vigore una normativa che impone alle aziende la conservazione dei messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridico-commerciale per dieci anni, con la conservazione sostitutiva.

Sono documenti informatici, che in quanto corrispondenza devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare, secondo le prescrizioni dettate dall’art. 2214 del Codice Civile.

L’azienda è tenuta alla conservazione delle mail commerciali anche per obblighi fiscali, ai sensi dell’articolo 22 del Dpr 600/1973.

Inoltre le disposizioni civilistiche e fiscali, impongono all’imprenditore, la conservazione per dieci anni,  degli originali di lettere, telegrammi, fatture ricevute e della copia di telegrammi, lettere e fatture spedite per ciascun business.

Anche per una piccola azienda, la mole di carta da dover gestire è davvero grande, però la legge consente di conservare questi documenti, compreso le scritture contabili con un sistema di conservazione sostitutiva. Grazie a questa possibilità, l’azienda può evitare di dover gestire grandi quantità di carta ma soprattutto può trovare ogni documento in pochissime frazioni di secondo.

Non è consentito appoggiarsi ad un ente qualsiasi, dato che la conservazione sostitutiva deve essere attivata presso un ente certificato ed accreditato Agid. Anche dal punto di vista dell’operatività aziendale, usare una semplice posta elettronica, richiede  tempi sempre più lunghi di ricerca, visto il continuo sommarsi di mail.

Pensate che in Italia vengono spedite più di 940 milioni di email all’anno. Ogni utente riceve sul proprio profilo personale circa 30 mail al giorno. I numeri si elevano enormemente se parliamo di un’azienda anche di piccole proporzioni.

Un carico di informazioni così importante non può essere trascurato, anche perché può determinare la compromissione di una fase di lavoro, o peggio, la perdita di una causa legale, se la mail dovesse avere una rilevanza importante e non fosse ritrovata. Dobbiamo tener presente che l’email è un documento probatorio che ha un aspetto giuridico correlato ai contratti.

Ad esempio, grazie ad una email si può provare  che una fattura non sia falsa oppure doverla corredare nel caso in cui manchi una bolla o una prestazione per servizi.

La soluzione più semplice ed efficace è un sistema di archiviazione documentale che si interfacci con MS Outlook, perché consente agli utenti una gestione facile dei documenti.

Se poi entriamo nel vivo dei sistemi di archiviazione documentali, la soluzione da scegliere deve avere un’interfaccia chiara, intuitiva che metta l’utente a proprio agio, agevolandone il lavoro.

L’archiviazione delle mail deve avvenire con un semplice drag & drop, offrire ricerche velocissime dei documenti voluti e dare la possibilità di spedire interi fascicoli via mail.

Secondo me un sistema di archiviazione deve offrire il vantaggio di non dover entrare nel software documentale e di poter effettuare l’accesso alla consultazione ed alla gestione dei documenti e dei fascicoli direttamente da Outlook.

Il sistema deve essere chiaro, semplice ma soprattutto intuitivo e deve offrire la possibilità di poter sviluppare processi customizzati e di potersi interfacciare a qualsiasi tipologia di gestionale.

Non dimentichiamo che siamo nell’era dei tablet e smartphone, quindi la soluzione deve essere utilizzabile anche da mobile device.

Nel prossimo articolo vi parleremo di una vera e propria strategia aziendale applicabile grazie ad un documentale chiamato bigblue DOC. L’unico documentale che consenta di poter applicare questa strategia perché ha licenze illimitate e archiviazione di documenti illimitata.

Fonte: Alessandro Mastromatteo04 dicembre 2011 Il sole 24

valuta la nostra proposta tecnica: bigblue DOC